Llega un momento en el día a día laboral que ciertas tareas o procedimientos periódicos se canalizan a través de una herramienta informática, y como en todo nuevo procedimiento pueden surgir dudas al respeto.
Para ayudaros en la tarea de dar solución a todas las preguntas que pueda surgir a lo largo de sus etapas de implementación, aquí os exponemos las diferentes fases que se incluyen dentro de nuestro propio método de implantación informática: el método A3P.
Veamos un ejemplo práctico para el proceso de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en una supuesta empresa cliente que realiza sus trámites mediante papel y/o vía email y que se quiere implantar en nuestro software de gestión de la PRL.
- Revisar el proceso de CAE del cliente
- Anotar las dudas que surjan para comentar con el cliente
- Comprobar que los pasos sucesivos de su procedimiento encajan con lo que se realizan en el programa. En el caso que se encuentren diferencias entre los dos sistemas se acuerda con el cliente la alternativa que se adapte mejor a sus necesidades.
- Introducir diferentes ejemplos en el software para la verificación de su correcta implantación y funcionamiento.
- Registrar diferentes empresas clientes a modo de prueba e introducir la información a intercambiar
- Realizar el proceso de CAE poniéndonos en la piel del cliente y de sus empresas externas. Nos será útil para saber si hemos aprendido correctamente el procedimiento del cliente y que lo tenemos todo controlado sin dejarnos ningún detalle.
- Elaboración de los manuales de procesos y/o los vídeos de guía para que el cliente y las empresas externas realicen correctamente el proceso de CAE. Éstos tienen que ser muy didácticos para evitar tanto la resistencia al cambio del procedimiento anterior como las miles de llamadas que pueden surgir ante la existencia de dudas.
- En esta etapa llega el momento de activar los pilotos, que siguen siendo ejemplos como los prototipos pero con la implicación tanto del cliente como de las empresas con las que se tienen que coordinar.
- Se recomienda que el cliente seleccione a diferentes empresas externas con las que trabaja periódicamente en el proceso de CAE para valorar la ejecución del método A3P.
- La elaboración de dichos pilotos nos aporta información muy importante sobre las sensaciones que tienen el cliente y las empresas externas. Bien seguro que tengamos que aclarar o detallar más el contenido del manual para ser más precisos y claros y asegurarnos que las instrucciones se entiendan perfectamente.
- Importante informar a todas las partes implicadas en el proceso de cambio resaltando los beneficios del método A3P indicando la dirección web de conexión para realizar el proceso del CAE por parte de las empresas externas, y poner al alcance de todos de los manuales y los vídeos comentados en los puntos anteriores.
- Para evitar la demora en los procesos es importante acordar con las empresas externas unos plazos de acceso a la plataforma para intercambiar la documentación.
- La máxima participación de las empresas externas se consigue detallando los datos y las personas de contacto para resolver dudas durante el proceso (recomendable fijar día y hora para las consultas y organizar así la jornada laboral).
“¿Por qué se ha de temer a los cambios?. Toda la vida es un cambio. ¿Por qué hemos de temerle?.”
Herbert George Wells (1866 – 1946), escritor y filósofo británico.
