Como responsable de un servicio de prevención mancomunado (SPM), la adquisición de un software para gestionar la seguridad y salud laboral (SST) adquiere una importancia crítica debido a las particularidades de gestionar la prevención en varias empresas diferentes dentro de una misma organización o grupo de empresas. Estas razones van más allá de la necesidad general de gestionar la seguridad y salud y se centran en la complejidad añadida de la prevención mancomunada. Ahora que es momento de empezar a preparar el presupuesto del año próximo, puede ser una buena ocasión para plantearse esta adquisición. Exponemos las principales razones:

1. Gestión centralizada y eficiente de múltiples empresas

Al ser un servicio de prevención mancomunado, se gestiona la prevención de riesgos laborales en diversas empresas o centros con diferentes necesidades, ubicaciones y características. Un software especializado permite centralizar la gestión de la SST de todas las empresas bajo el mismo sistema, manteniendo la flexibilidad para atender las especificidades de cada una de ellas. Esto facilita una visión global del estado de la prevención, a la vez que se pueden gestionar las particularidades de cada empresa de forma diferenciada.

2. Estandarización de procedimientos

El uso de un software permitiría estandarizar los procedimientos de prevención en todas las empresas del grupo, asegurando que se sigan las mismas pautas y criterios en la gestión de riesgos, evaluación, formación y reporte de incidentes. Esto evita la disparidad en la implementación de medidas preventivas y garantiza que todos los centros de trabajo cumplan con los mismos estándares de seguridad.

3. Optimización del trabajo y coordinación entre empresas

Una herramienta de gestión de SST optimiza la coordinación entre las diferentes empresas del servicio mancomunado, permitiendo la asignación eficiente de recursos humanos y técnicos. Además, permite realizar una planificación eficiente de las evaluaciones de riesgos y las inspecciones en las diversas sedes, evitando duplicidades.

4. Gestión documental

Facilita la gestión documental al mantener actualizada toda la información requerida por las autoridades y asegurarse de que las empresas cumplan con la legislación aplicable en sus respectivos sectores, incluída la memoria anual, que software como SmartOSH nos realizan de forma automática.

5. Capacidad para personalizar las evaluaciones de riesgos

Las empresas en un servicio de prevención mancomunado suelen tener riesgos específicos según su actividad. Un software de gestión de SST permite realizar evaluaciones de riesgos diferenciadas para cada empresa, adaptadas a sus características particulares, y registrar todas las acciones preventivas de manera eficiente. Al mismo tiempo, facilita un control global para la dirección del servicio, permitiendo monitorizar si cada empresa cumple con sus planes preventivos.

6. Gestión de la información y documentación de forma segura y accesible

La gestión de datos y documentos en una SPM es mucho más compleja debido a la cantidad de trabajadores, empresas y sedes implicadas. Un software permite gestionar de forma segura toda la información de forma centralizada, pero accesible a cada una de las empresas mancomunadas, asegurando que los datos de SST estén siempre actualizados y que los responsables de cada empresa puedan consultar la información pertinente en tiempo real.

7. Informes y análisis comparativos entre empresas

Un software de SST facilita la generación de informes comparativos entre las distintas empresas que forman parte del servicio mancomunado. Esto permite identificar cuáles son las empresas o áreas de la organización con mayores índices de accidentabilidad o con mejores prácticas de prevención. Estos análisis ayudan a la dirección del SPM a tomar decisiones basadas en datos, promoviendo buenas prácticas y ajustando los recursos preventivos de forma más eficaz.

8. Reducción del riesgo de accidentes y mejora de la vigilancia de la salud

La vigilancia de la salud de los trabajadores es uno de los pilares del SPM, y un software facilita la planificación y seguimiento de los exámenes médicos obligatorios en cada una de las empresas mancomunadas, evitando olvidos o retrasos. Además, con la automatización de la gestión de incidentes y accidentes, se pueden identificar rápidamente patrones de riesgo en las diferentes empresas, permitiendo actuar de manera más preventiva y reduciendo la siniestralidad laboral.

9. Facilitación de auditorías y certificaciones

Un software especializado simplifica el proceso de auditorías internas y externas para la certificación en normas internacionales (ISO 45001, por ejemplo).

10. Escalabilidad y adaptación a cambios estructurales

Las empresas que forman parte del SPM pueden cambiar a lo largo del tiempo: algunas pueden crecer, fusionarse o incluso incorporarse nuevas empresas. Un software de gestión es escalable, lo que permite adaptarse a las necesidades de crecimiento y a los cambios organizacionales sin perder el control de la seguridad y salud. Además, facilita la integración de nuevas empresas al servicio mancomunado sin necesidad de empezar desde cero en la implementación de procedimientos preventivos.

11. Fomento de la colaboración y mejora continua

El uso de un software no solo mejora la gestión del SPM, sino que también promueve una colaboración más fluida entre las distintas empresas. Al compartir información, reportes de accidentes y buenas prácticas, se fomenta un enfoque colaborativo de la prevención. Cada empresa puede aprender de las experiencias de las demás, promoviendo una mejora continua en las medidas de seguridad y salud aplicadas.

12. Gestión eficiente de la formación

Un software facilita la planificación y seguimiento de la formación en seguridad y salud de los trabajadores de las diferentes empresas mancomunadas. Al centralizar la gestión formativa, se pueden coordinar las acciones formativas, asegurando que todo el personal de las diferentes empresas reciba la formación adecuada, y se pueden aprovechar mejor los recursos para la formación conjunta.

Conclusión

Para un servicio de prevención mancomunado, la adquisición de un software para gestionar la seguridad y salud en el trabajo no solo es una herramienta para mejorar la eficiencia y el cumplimiento legal, sino que es esencial para abordar la complejidad añadida de gestionar la prevención en múltiples empresas. La centralización, estandarización, flexibilidad y capacidad de personalización del software permiten una gestión óptima y adaptada a las necesidades particulares de cada empresa, mientras se mantiene una visión global y controlada del servicio de prevención.